Toplumsal katkı birim temsilcileri, Üniversitede, toplumsal katkı üreten tüm birimlerde bulunan temsilcilerdir.
Fakülteler, enstitüler, meslek yüksekokulları, araştırma ve uygulama merkezleri, koordinatörlükler ve daire başkanlıkları da dâhil olmak üzere; Üniversitede toplumsal katkı yaratan tüm birimler, birim temsilcisi belirlemek zorundadır.
Birim yöneticileri tarafından, toplumsal katkı konusunda deneyimi ve çalışmaları bulunan, konuya duyarlı ve ilgili olan akademik veya idari personel arasından en az bir birim temsilcisi, öğrenciler arasından da en az bir temsilci seçilir. Birimin kapasitesine ve büyüklüğüne bağlı olarak birden fazla temsilci de seçilebilir.
Birim yönetimi, birim temsilcisinin isim ve iletişim bilgilerini, elektronik yazışma sistemi (EBYS) aracılığıyla ilgili Rektör Yardımcılığı, Koordinatörlük ve Personel Daire Başkanlığına bildirir. Birim temsilcisinin herhangi bir nedenle görevinin sonra ermesi durumunda da aynı yöntemle bildirimde bulunulur.
Birim tarafından herhangi bir birim temsilcisi belirlenmemesi veya bildirilmemesi durumunda birim yöneticisi, ilgili birimin temsilcisi kabul edilir.
Birim Temsilcilerinin görevleri şunlardır:
a) Bulunduğu birimde, birim yöneticileri ile birlikte “Toplumsal Katkı İşleyiş ve Organizasyon Yapısı”nın en kısa sürede oluşturulmasına ve işler hale getirilmesine yardımcı olmak,
b) Bulunduğu birimde, birim yöneticileri ve oluşturulan toplumsal katkı organizasyonundaki ilgili kişiler ile birlikte, Üniversitenin Stratejik Planındaki toplumsal katkı politikaları ve stratejileri ile uyumlu “Birim Toplumsal Katkı Politikaları” ve bu politika maddelerinin her biri için “Birim Toplumsal Katkı Stratejileri”nin belirlenmesini sağlamak,
c) Birim Yöneticilerinin desteği ve oluşturulan organizasyon yapısındaki ilgili kişiler ile birimde toplumsal katkı üretmeye yönelik net, somut, ölçülebilir, gerçekçi, uygulanabilir, kanıtlanabilir, geliştirilebilir ve rekabetçi özelliklere sahip kısa ve uzun vadeli hedefleri planlamak,
ç) Belirlenen hedefler kapsamında; özgün, sürdürülebilir, geliştirilebilir, ölçülebilir, yaygın etkisi yüksek, yenilikçi etkinlikler ve hizmetlerin planlanması için birimdeki iç paydaşlara ihtiyaç halinde destek vermek,
d) Birim yöneticileri ve organizasyondaki ilgili kişiler ile birlikte birimde yapılan/yapılacak tüm toplumsal katkı faaliyetlerinin ve hizmetlerinin izlenmesi, değerlendirilmesi kayıt altına alınması ve analiz çalışmalarını idari personelin teknik desteği ile birim adına yürütmek,
e) Birimde yürütülen ve sonrasında kayıt altına alınıp analiz edilen birim toplumsal katkı faaliyet ve hizmetlerine ilişkin tüm kayıt ve değerlendirmelerin, talep edildiğinde Koordinasyon Kurulu ve Koordinatörlüğe idari personelin teknik desteği ile raporlanmasını sağlamak,
f) Koordinasyon Kurulu veya Koordinatörlük tarafından yapılan izlemeler sonucunda, toplumsal katkı süreçleri ve etkinliklerine yönelik birime sunulan raporlamaları, iyileştirme ve geliştirme önerilerini birim yöneticileri ve organizasyondaki ilgili kişiler ile birlikte değerlendirip, birim adına gerekli önlemleri almak,
g) Koordinatörlük ile sürekli iletişimde kalarak, birim adına toplumsal katkı faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi, sonrasında iyileştirilmesi adına gerekli bilgilendirmeleri, istekleri yapmak, görüş ve önerilerini aktarmak, işbirliği kurmak,
ğ) Birimde yapılan/yapılacak tüm toplumsal katkı faaliyetlerinin artırılması ve geliştirilmesi için gerekli önerileri birimdeki yöneticilere ve tüm iç paydaşlara iletmek,
h) Birim içerisinde, toplumsal katkı faaliyetlerinin tanıtımı, arttırılması, geliştirilmesi, kayıt altına alınması yönünde bilgilendirme çalışması yapmak ve bu konuda farkındalığı artırmak,
i) Toplumsal katkıya yönelik birimde yapılacak faaliyetlerin planlaması için akademik ve idari personel ile öğrenciler dâhil tüm iç paydaşların organize edilmesine destek olmak, gerektiğinde üst yönetimin veya koordinatörlüğün de desteğiyle ilgili dış paydaşlarla iletişim kurmaktır.