Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı (YÖK) https://mevlana.yok.gov.tr/ adresi üzerinden anlaşmalı ülkelerle ilgili her yıl proje çağrısı yayımlamaktadır. Bu tarihlere ve ülkelere YÖK karar vermektedir. Süreci YÖK yönetmekte ve proje dönemleri öncesinde bütçelerle ilgili çeşitli kararlar almaktadır. 2020-2021 yılında alınan örnek kararlar için lütfen bakınız: https://mevlana.yok.gov.tr/DuyuruBelgeleri/2020/yurutme-kurulu-karari-04032020.pdf
Proje Tabanlı Uluslararası Değişim Programı için başvurular www.yoksis.gov.tr üzerinden gerçekleştirilmektedir. Projeyle ilgili yapılan ödemeler ve proje yapılması uygun görülen ülkeler her yıl farklılık gösterebilmektedir, yine bu süreçlerde de karar ve başvuru mercii YÖK’tür.