TÜBİTAK Projeleri

TÜBİTAK Projelerine Ait İşlemler

İlgili projenin hesap açma linki Transfer Takip Sistemine (TTS) yansıdığı zaman, proje yürütücüsünden hesap açma dilekçesi istenir. Dilekçenin gelmesi akabinde birimimiz tarafından o projeye özel hesap açma resmi yazısı, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına yazılır. Hesap açıldıktan sonra, IBAN bilgisi TTS’ ye tanımlanır ve projeye ödeneklerin aktarılması ve aktif olması beklenir. Proje aktif olduktan sonra, ilk yapılması gereken işlemler olan; Maliye Bakanlığına bağlı Muhasebe Yönetim Sistemi (MYS) şifre taahhütnameleri ve İmza sirküleri dilekçeleri imzalanması için proje yürütücüsüne gönderilir. Dilekçelerin gelmesi sonrasında proje yürütücüsüne ve belirlediği “Gerçekleştirme Görevlisine” MYS şifre ve rol tanımlaması yapılması için EBYS üzerinden Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına resmi yazı yazılır. Bu işlemlerden sonra harcamalara ve diğer işlemlere başlanabilir.

Yurtiçi ve Yurtdışı alımları; Satın alma süreci “TÜBİTAK Ar-Ge Projeleri İhale Yönetmeliği” Madde 22’ ye göre yapılmaktadır. Proje yürütücülerinden gelen talep formu ve teknik şartname incelemesinin ardından MYS sisteminden “Harcama Talimatı” girişi yapılır ve onay işlemi için harcama yetkilisi bilgilendirilir Onay işleminden sonra piyasa fiyat araştırma işlemine başlanabilir. Proje yürütücüsü ve belirlediği personel, piyasa fiyat araştırmasını yapıp, almış olduğu teklifleri birimimize ulaştırır. Firmalardan alınan tekliflere istinaden “Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı” ve “Sipariş Formu” hazırlanır, imzalanması için proje yürütücüsüne gönderilir ve imzalandıktan sonra Firma/Firmalara sipariş formunu kaşe-imza yapması için e-posta aracılığıyla gönderilir. Sipariş formunda teknik detaylar, teslim süreciyle ilgili bilgiler ve fatura bilgileri yer almaktadır. Firma, mal/malzeme/hizmet’ in teslimi ile ilgili birimimizle teyitleştikten sonra, fatura ile faturanın muhteviyatını proje yürütücüsüne teslim eder. Muayene kabulünün yapıldığı esnada da bir tutanağa bağlanır, demirbaş ise aynı gün fakültenin taşınır kayıtlarına alınır. Fatura, muayene kabul tutanağı ve varsa Taşınır İşlem Fişi (TİF) birimimize ulaştıktan sonra, Ödeme evrakları hazırlanır. Onay işlemi ve akabinde imzalanmasının ardından ödeme için muhasebeye gönderilir.

Proje yürütücülerinin avans talebinden sonra, avans işlemleri başlatılır. Avans açma ödeme evrakları hazırlanır, gerekli onaylar ve imzalardan sonra, Avans miktarı proje yürütücüsünün hesabına aktarılması için muhasebeye gönderilir. Bu süreç, “TÜBİTAK Ar-Ge Projeleri İhale Yönetmeliği” Madde 22’ den bağımsız yapılmaktadır. Proje yürütücüleri alacağı mal/malzeme/hizmeti uygun gördükleri firmalardan temin edebilirler. TÜBİTAK bu konuda inisiyatifi proje yürütücülerine vermiştir. Bu aşamada proje yürütücülerine kolaylık sağlaması adına daha önce kendilerine gönderilen “Avans İşlemleri Aşamaları Bilgilendirme” formundan yararlanarak harcamaları burada yapılan açıklamalara göre yaparak sorunsuz bir şekilde yürütürler. Avans alım süreci tamamlandıktan sonra, alınan faturalar birimimize ulaştırılır. Faturalar kontrol edilir, gerekli avans kapama evraklarının hazırlanmasının ardından, onay ve imzalardan sonra avansın kapanması için muhasebeye gönderilir. Bütün bu işlemlerin; avansın proje yürütücüsünün hesabına geçmesinden, avansın kapanışına kadar olan süre 2 aydır. Aksi halde 6183 Sayılı Kanun gereği ceza-i işlem uygulanmaktadır.

Proje çalışmaları kapsamında, proje yürütücüsünün uygun görmesi halinde, proje personeli ve/veya proje dışından bir personel; kongre, toplantı, seminer, saha çalışması vb. etkinliklere ve çalışmalara katılabilir. Görevlendirme evrakı tarafımıza ulaştıktan sonra, etkinliğe gidecek kişi/kişilere “Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bilgilendirme Formu” e-posta aracılığıyla gönderilir. Bilgilendirme formunda, etkinlik dönüşü istenilen belgeler detaylı bir şekilde açıklanmaktadır. Etkinlik dönüşü gerekli evraklar, istenildiği üzere birimimize ulaştırılır. Kontroller yapıldıktan sonra, ödeme evrakları hazırlanır ve gerekli onay ve imzalardan sonra ödenmesi için muhasebeye gönderilir.

Proje teşvik ikramiyesi (PTİ) proje personeline belirli periyotlarda ve rapor kabul yazılarına istinaden, daha önce projenin sözleşmesinin imzalandığı esnada belirlenen tutarlar oranında ödenir. Rapor kabul yazısı ve ekinde bulunan “Ödemeler Listesine” göre, bütçenin aktarıldığına dair kontrollerin yapılmasının ardından, proje yürütücüsünden “PTİ Talep Dilekçesi” istenir. Gelir vergisi kesintisi hesaplanarak ödeme evrakları hazırlanır ve proje yürütücüsüne gönderilir. Onay ve imzaların ardından ödenmesi için muhasebeye gönderilir. Ayrıca PTİ ödemesi yapılan kişilerin birimlerine, aldığı ücreti içeren resmi yazı EBYS üzerinden yazılır.

Kurum hissesi ödeneği TÜBİTAK projelerine mahsus olup, harcama kriteri Ar-Ge amaçlı kullanılmasıdır. Kurum Hissesi; 1- Rektörlük Payı 2- Dekanlık Payı 3- Bölüm/Yürütücü Payı olmak üzere 3 ayrı kısma ayrılmaktadır. Takibi ve ödenek kontrolleri bu bağlamda ayrı olarak takip edilmektedir. Harcamaya yetkili ilgili birim, kullanım ile ilgili yazıyı ve mal/malzeme/hizmet listesini EBYS üzerinden birimimize hitaben yapar. Talebin Ar-Ge kapsamında olup olmadığının değerlendirilmesinin ardından, ilgili birim satın alma işlemlerine başlayabilir. Satın alma işlemleri “TÜBİTAK Ar-Ge Projeleri İhale Yönetmeliği” Madde 22’ ye göre gerçekleştirilir.

Bursiyerlerin burs ücretleri her ayın 1-10’u arası ödenmektedir. Bursiyerlere projeye dahil olduktan sonra “Burs Ödeme İşlemleri Formu” gönderilmektedir. Formda burs ödeme zamanı, gerekli evraklar vs. detaylı olarak açıklanmaktadır. Bursiyerler, burs ücreti alacakları ay için gerekli evrakları, ilgili ayın en geç son haftasına kadar birimimize ulaştırmak mecburiyetindedirler. Belirtilen tarihe kadar evrağını göndermeyenlere O ay burs ücreti ödenmez, diğer ayın başında evraklarını göndermek şartıyla ödeme işlemi yapılır.

TÜBİTAK’tan ilgili projenin kapatılmasına yönelik yazının gelmesinin ardından, MYS üzerinden proje hesabında kalan tutarın (varsa) TÜBİTAK’ın hesabına aktarılma işlemi gerçekleştirilerek proje yürütücüsün onayına sunulur. Gerekli onay ve imzalardan sonra proje hesabında kalan tutar, TÜBİTAK’ a iadesi için muhasebeye gönderilir. Tutar aktarıldıktan sonra, ilgili belgeler EBYS üzerinden TÜBİTAK’ a gönderilip proje kapama işlemi sonlandırılır. 
 

Projelerde görevli bursiyerler (5510 SK. 4/c kapsamındakiler hariç) SGK 5510 SK. 4/a kapsamında çalıştırılmaktadır. SGK işlemleri; 1- SGK Giriş-Çıkış İşlemleri 2- SGK Aylık Hizmet Bildirim işlemleri olarak iki ayrı kategoride yürütülmektedir.

A) SGK Giriş-Çıkış İşlemleri

Projelerde görevli bursiyerler (5510 SK. 4/c kapsamındakiler hariç) SGK 5510 SK. 4/a kapsamında çalıştırılmaktadır. SGK işlemleri; 1- SGK Giriş-Çıkış İşlemleri 2- SGK Aylık Hizmet Bildirim işlemleri olarak iki ayrı kategoride yürütülmektedir.

Bu konuda bilgilendirmeler, ceza-i sorumluluğun olmasından dolayı, proje aktif olduğu esnada yapılmaktadır. Proje yürütücülerine, bu konuları kapsayan bir Bilgilendirme Formu imzalamaları için gönderilmektedir. Bilgilendirme formunda, SGK giriş-çıkış tarihleri vb. bilgiler yer almaktadır. Proje yürütücüsü bu durumlara uyacağını beyan ve taahhüt eder.

Yürütücü projeye bursiyer ekleyeceği zaman birimimizle irtibata geçer, birimimiz de daha önce hazırlanmış olan, belge ve formları (Bursiyer SGK Giriş Dilekçesi, Bursiyer Kabul Dilekçesi ve Bursiyer Bilgi Formu) yürütücüye gönderilir. Form ve dilekçelerin imzalanıp birimimize ulaşmasının ardından TTS’den ilgili projenin, “Proje Çalışanları” kısmında bursiyerin eklenip, eklenmediği kontrol edilir ve eklenmişse SGK giriş işlemi yapılır ve projeye katılımı resmiyet kazanır, bu tarih itibariyle de ücretlendirmeye tabi tutulur.

Çıkış işlemleri ise, bursiyerin projeden çıkartılması veya projenin sonlanması durumunda 10 gün içerisinde yapılması gerekmektedir. Proje yürütücüsü bu konuda gerekli bilgilendirmeyi birimimize, bursiyerin çıkış tarihinden sonra en geç 2 iş günü içerisinde yapmak mecburiyetindedir. Aksi durumda ceza-i sorumluluk, proje aktif olduğunda almış olduğumuz “SGK Bilgilendirme Formu” gereğince proje yürütücülerine aittir.

B) SGK Aylık Hizmet Bildirim İşlemleri

Bu kapsamda bursiyerlerin “Aylık Hizmet Bildirimleri” birimimiz tarafından yapılmaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığının E-Beyanname sayfası üzerinden, SGK kapsamında çalıştırılan bursiyerlerin hizmet bildirimleri yapılıp onaylanmaktadır. Ödeme işlemi ise uygun bir projenin kurum hissesinden yapılmaktadır.