AB ve Uluslararası Projelere Ait İşlemler
Kabul edilen projeler için proje yürütücüsü hesap açma dilekçesini BAP ofisine iletir. Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı (SGDB) tarafından proje özel hesabı açılır ve ilgili projeyi finanse eden kuruluşa bildirilir. Ödeneklerin transfer edilip projenin aktif olması beklenir. Proje aktif olduktan sonra, Maliye Bakanlığına bağlı Muhasebe Yönetim Sistemi (MYS) şifre taahhütnameleri ve İmza sirküleri dilekçeleri imzalanmak üzere için proje yürütücüsüne gönderilir. Dilekçelerin gelmesi sonrasında proje yürütücüsüne ve belirlediği “Gerçekleştirme Görevlisine” MYS şifre ve rol tanımlaması yapılması için EBYS üzerinden Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına resmi yazı yazılır. Bu işlemlerden sonra harcamalara ve diğer işlemlere başlanabilir.
Proje kapsamında yapılacak mal ve hizmet alımları, proje sözleşmesinde yer alan bütçe kalemleri çerçevesinde yapılır. Bu harcamalar konusunda alınacak mal veya hizmet 150.000 Euro’ya kadar ise, Doğrudan Temin veya avans usulü ile yapılabilir. Doğrudan temin usulü ile yapılacaksa; Onay Belgesi, Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı, Fatura ve Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı doldurularak SGDB’ na ödenmek üzere yürütücünün talimat yazısı ile birlikte gönderilir. Mal veya hizmetin alındığı firmaya ödenmesi gereken tutar, yürütücünün talimat yazısında da belirttiği firmanın banka hesabına gönderilir. 150.000 Euro’yu aşan harcamalarda 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 3.maddesinin (f) bendi kapsamında yapılacak ihalelere ilişkin 01/12/2003 tarihli ve 2003/6554 sayılı Bakanlar Kurulu kararı uygulanır.
Ön ödeme; proje kapsamında verilecek avanslar ve yapılacak ödemeler hiçbir sınırlamaya tabi olmaksızın proje yürütücüsünün talimatı çerçevesinde yapılır. Avanslar Harcama Talimatıyla Proje yürütücüsüne veya yürütücünün görevlendireceği kadrolu mutemede verilir. Talimatta mal ve hizmetin ne kadar süre içinde alınacağı ve hangi süre içinde mahsup (kapatılacağı) edileceği belirtilir. Avans talepleri mal /hizmet veya yurt içi veya yurt dışı görevlendirmeler için yapılabilir. Üzerinde açık avans bulunan kişiye ikinci bir avans verilemez.
Avans mahsup; alınmış olan avanslar, avans süresinin bitimi beklenmeden “Avans Mahsup Formu” düzenlenerek harcama belgeleri ile birlikte ve varsa avans kalanını iade etmek suretiyle BAP Koordinatörlüğüne iletilir. Avansların süresi içerisinde mahsubunun yapılarak hesabın kapatılması zorunludur. Aksi halde 6183 Sayılı Kanun gereği ceza-i işlem uygulanmaktadır.Geçici görev yolluk tutarı, seyahat edilecek ülke ve seyahat edecek kişinin kadro derecesine göre değişmektedir. Seyahat gerçekleşmeden önce Rektörlükten (Personel Dairesi Başkanlığı) Görevlendirme onayı alınır. Proje kapsamında yapılacak seyahatlere ilişkin gündelikler, varsa proje sözleşmesinde belirtilen hükümlere göre ödenir. Proje sözleşmesinde herhangi bir hüküm bulunmuyorsa, 6245 sayılı harcırah kanununa göre işlem yapılır.
Proje çalışmaları kapsamında, proje personelinin yapmış oldukları çalışmalara karşılık ödeme yapılır. Personel ödemesi için; çalışma çizelgesi ve harcama yetkilisinin harcama talimatı vermesi akabinde, alınacak brüt ücretten gerekli kesintiler (gelir vergisi, damga vergisi) yapıldıktan sonra ilgili kişilerin banka hesabına aktarılır. Ayrıca personel ödemesi yapılan kişilerin birimlerine, aldığı ücreti içeren resmi yazı EBYS üzerinden yazılır.