Sensitive Tasks

Doküman No

Revizyon Tarihi

İlk Yayın Tarihi

Revizyon No

Standart 2: Misyon, organizasyon yapısı ve görevler

2.6. İdare yöneticileri faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurulmalıdır.

2.6.1.Hassas görevlere ilişkin prosedürlerin belirlenmesi ve hassas görevler için görev tanımlarının hazırlanması.

 Hassas Görev (Tanım)

Kurum/organizasyonların hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesi esnasında kurum imajını sarsacak, itibar kaybına sebep olacak iş ve işlemlere, bunun yanında hizmet ve faaliyetleri etkinlik, ekonomiklik ve verimlilik bakımından olumsuz yönde etkileyecek

görevlere hassas görev denir.

HASSAS GÖREVLER

GÖREVLİ PERSONEL

BAĞLI OLDUĞU BİRİM

GÖREVİN YERİNE GETİRİLMEMESİNİN SONUÇLARI

ALINACAK ÖNLEM

Harcama Yetkililiği

Dekan

Dekanlık Makamı

Ödenek üstü harcama yapılması, Ödeneklerin etkili,ekonomik ve verimli kullanılmaması, bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak gerçekleştirilmemesi

Ödeneklerin kullanılan sistemlerle kontrolünün yapılması, Gelen taşınır talepleri doğrultusunda gerçek ihtiyaçların giderilmesi, Yapılacak harcamaların ilgili mevzuatlar çerçevesinde  gerçekleştirilmesinin sağlanması

Gerçekleştirme

Görevliliği

Fakülte Sekreteri

Dekanlık Makamı

Sunulan hizmetin aksaması, Zaman kaybı, Kamu zararına sebebiyet verilmesi, Güven kaybı

İlgili personelin çeşitli eğitim programlarına katılımının sağlanması suretiyle mevzuata hâkim olması hususunun sağlanması, İlgili personelin iş akış sürecine hâkimiyetinin sağlanması, Mevzuat değişikliklerinin takip edilmesinin sağlanması

Yükseköğretim Kanunu'nun 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek

Tüm akademik ve idari personel

Dekanlık Makamı

Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşmada aksaklıklar yaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaşanması

İlgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilme yönünde gerekli çalışmaların tamamlanması

Kanun, yönetmelik ve diğer mevzuatın takibi ve uygulanması

Tüm akademik ve idari personel

Dekanlık Makamı

Hak kaybı, yanlış işlem, kaynak israfı, tenkit, soruşturma, cezai yaptırımlar

Tüm personelin yerinde ve zamanında güncel mevzuatı takip etmesi

Bilgi edinme yasasından yararlanmak isteyenlere, bilgilerin zamanında verilmesi

Fakülte Sekreteri

Dekanlık Makamı

Yasalara uymama, idarenin itibar kaybı

Talep edilen bilgi ve belgelerin ilgili mevzuat

istikametinde karşılanması

Süreli yazıların zamanında hazırlanması, ilgili birim ya da

kuruluşlara gönderilmesi

Tüm idari  personel

Fakülte Sekreterliği

Cezai yaptırımlar, tenkit, idarenin itibar kaybı

Yazılara istenilen zamanda cevap vermek

Gizli yazıların hazırlanması

İlgili personel

Dekanlık Makamı

İtibar ve güven kaybı

Yazının hazırlanmasında gereken hassasiyetin

gösterilmesi ve gizliliğin korunması

Mahkeme kararlarının uygulanması

Tüm akademik ve idari personel

Dekanlık Makamı

Yasalara uymama, idarenin itibar kaybı

Mahkeme kararlarını ilgili mevzuat istikametinde yerinde ve zamanında

uygulamak

Taşınır malların teslim alınması depoya

yerleştirilmesi

Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi

Fakülte Sekreterliği

Mali kayıp, menfaat sağlama, yolsuzluk

Birime alınan mal ve

malzemelerin sorumlu kişi ve kurullarca yerinde, görerek ve inceleyerek teslim almak

Satın alma

Fakülte Sekreteri

Fakülte Sekreterliği

Haksız rekabet, ihale iptali, menfaat sağlama, hesap verme

sorumluluğu, idarenin itibar kaybı, yolsuzluk

Yapılacak ihale, satın alma, iş ve istikametinde titizlik

göstererek yapmak

Personelin mali hakları

ile ilgili tüm iş ve işlemler
(Maaş, ek ders, mesai, yolluk vb.)

Muhasebe Personeli

Fakülte Sekreterliği

Hak kaybı, cezai yaptırımlar, hatalı ödeme, hesap verme sorumluluğu

Yapılacak tüm ödemelerle ilgili iş ve işlemleri güncel

bilgi mevzuat doğrultusunda yapmak

Öğrenci soruşturma dosyalarını izlemek ve kurulacak komisyonlara başkanlık etmek

Akademik Birim Yönetici Personeli

Dekanlık Makamı

Öğrenciler arasında asayişin bozulması ya da haksızlık

ortamının doğması

Soruşturmaların kanun ve nizamlara uygun yapılmasını

kontrol etmek

Görevden ayrılan personelin yerine

görevlendirme yapılması

Fakülte Sekreteri

Fakülte Sekreterliği

Görevin aksaması

Birimler arası koordinasyon sağlanması ve

görevlendirmelerin zamanında yapılması

SGK'na elektronik ortamda gönderilen keseneklerin doğru,

eksiksiz ve zamanında gönderilmesi

Tahakkuk ve Mali İşler Birim Personeli

Dekanlık Makamı ve Fakülte Sekreterliği

Kamu ve kişi zararına sebebiyet verme riski nedeniyle kişi başı bir asgari ücret cezası

Yapılacak tüm iş ve işlemleri güncel bilgi, mevzuat

doğrultusunda zamanında yapmak

Bütçe hazırlamak

Fakülte Sekreteri

Dekanlık Makamı ve Fakülte Sekreterliği

Hazırlanacak bütçenin eksik

yapılması gelecek mali desteğin yetersiz kalmasına sebep olur

Bütçeyi hazırlayan kişilerin bilinçli olması ve gelecek

yıllarda oluşacak harcamayı öngörebilmesi

Öğretim elemanlarının görev süresi uzatımı

işlemleri

Personel İşleri Birim Personeli

Dekanlık Makamı ve Fakülte Sekreterliği

Hak kaybı ve yersiz ödeme

Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması

Akademik kadrolar ile ilgili ilan çalışmaları

Personel İşleri Birim Personeli

Dekanlık Makamı ve Fakülte Sekreterliği

Hak kaybı

Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması

Gelen giden evrakları titizlikle takip edip dağıtımını zimmetle yapmak

Evrak Kayıt Birim Personeli

Fakülte Sekreterliği

İşlerin aksaması ve evrakların kaybolması

Evrakların takibini titizlikle yapmak

Fakülte ile ilgili her türlü bilgi ve belgeyi korumak ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek

Yazı İşleri Birim Personeli

Dekanlık Makamı ve Fakülte Sekreterliği

Hak kaybı, aranan bilgi ve belgeye ulaşılamama

Yapılan işin önemine dair idrakin tekrar gözden geçirilmesi

Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu ve

Disiplin Kurulu kararların yazılması ve ilgililere tebliği

Özel Kalem

Dekanlık Makamı ve     Fakülte Sekreterliği

Hak kaybı, işleyişte sıkıntı

Kararların yazımı ve ilgililere tebliği konusunda gerekli hassasiyetin gösterilmesi

Sınav sorularının basılması

Öğretim Elemanları

Dekanlık Makamı

Bilgi ve belge sızması, hak kaybı, soruşturma, cezai yaptırımlar

Yapılan işin önemine dair idrakin tekrar gözden geçirilmesi

Başarı notlarının zamanında elektronik ortama aktarılması

Öğretim Elemanları

Dekanlık Makamı

Zaman kaybı, mevzuata uymama

Gereken hassasiyetin gösterilmesi

Öğrenci İşleri Bilgi sisteminin kullanılması, bilgi girişleri ve güncellemelerin yerinde ve zamanında yapılması

Öğrenci İşleri Personeli

Dekanlık Makamı ve Fakülte Sekreterliği

Hak kaybı, aranan bilgi ve belgeye ulaşılamama

Yapılan işin önemini kavrama. Kendini otomasyonun kullanımıyla ilgili olarak sürekli geliştirme