Üniversitemiz Genel Sekreterliği koordinasyonunda, Genel Sekreterimiz Sayın Bünyamin ÖZTÜRK Beyefendinin başkanlığında; Daire Başkanları ve Akademik Birim Sekreterlerinin katılımlarıyla yapılan istişare toplantısı Esenboğa Yerleşkesi C Blok'ta 03.11.2021 tarihinde gerçekleştirildi.
Toplantıya katılan ve dairemiz görev alanında sunumlarını yapan Personel Daire Başkanımız Sayın Süleyman ÇAKMAK aşağıdaki konuşmasıyla katılımcıları bilgilendirdi:
“Sayın Genel Sekreterim, Değerli Başkanlarım ve Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Sekreteri Değerli Arkadaşlarım;
Öncelikle göreve başladığı andan itibaren düzenli toplantılar ile bizleri bir araya getiren Sayın Genel Sekreterimize teşekkürlerimi ve siz değerli arkadaşlarımla bir arada olmaktan duyduğum mutluluğu ifade ederek sözlerime başlamak isterim.
* Personel Daire Başkanlığı olarak bu yıl içinde;
* Promosyon sürecini başarıyla ve tüm akademik ve idari personelimiz için büyük kazanımla sonuçlandırdık.
* Yetkili Sendika Belirleme sürecini şeffaf bir şekilde, tüm tarafların mutabakatıyla tamamladık.
* Hizmetiçi Eğitimlerimize başladık ve her ay ihtiyaç duyulan farklı bir alanda eğitimlerin olmasını planlamaktayız.
* Yoğun devam eden günlük rutin işlerimiz: 31, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40/a, 40/b, 40/c, 40/d, 50/d, 60/b, 1416 Görevlendirmeleri, Pasaport, Soruşturma, Bilirkişi, Bilgi Edinme, Öğrenim Değerlendirmeleri, Rotasyon, SGK, İdari Personel, Yabancı Uyruklu Personel, Dekan/Müdür Atamaları, Bölüm Başkanı Atamaları, Kurum Dışı Atama ve Görevlendirmeler, Komisyon Atamaları, Denklik, Hitap, İstifa, TUS, DUS alımları vb. işlemlerimiz yoğun şekilde devam etmektedir.
* 2021 yılı için ilk akademik alımlarımızı başlattık. Akademik personel alımlarında üniversitemizin kurulduğu tarihten bu yana ilk defa ilan, başvuru ve jüri süreçlerinin tamamını internet üzerinden, dijital platformda yaparak bir ilki gerçekleştirdik.
* 32 adet sözleşmeli personel alımını başlattık. 6.000 civarı başvuruyu da ilk defa dijital ortamda aldık. Başvurular bitti, sonuçlar internet sitemizde açıklandı. Alım sürecimiz devam etmektedir.
* 40 adet (20 temizlik+20 güvenlik) sürekli işçi alımını başlattık. Pazartesi günü noter tarafından kura çekimlerimiz yapıldı. Dün itibariyle de kurada çıkan asil ve yedek isimler internet sitemizden ilan edildi. Alım sürecimiz devam etmektedir.
* Sözleşmeli Büro Personeli alımı için Cumhurbaşkanlığı Personel Prensipler Genel Müdürlüğü ile gerekli yazışmaları ve yüz yüze görüşmeleri yaptık. Sonuçlandığı takdirde üniversitemiz adına ilk defa bu oranda bir personel alımı gerçekleşmiş olacak. Süreç devam etmektedir.
* 2021 yılı için ilk ilanımız ve sonrasındaki eksik kalan akademik kadrolar için ikinci alım süreci çalışmalarına başladık. Dekanlarımız, rektör yardımcılarımızla iş birliği içerisinde sürecimiz devam etmektedir.
* Tüm akademik ve idari birimler için rehber niteliğinde bilgiler içeren, başkanlığımızdaki akademik, özlük, görevlendirme ve idari şubelerimizdeki tüm iş ve işlemlerle ilgili soru cevap şeklinde özenle hazırlamaya başladığım ve kurumsallık adına önemli bir adım olarak gördüğüm kapsamlı bir Kılavuzu bitirmek üzereyim. Bittiğinde tüm birimlerimizle ve paydaşlarımız ile internet sitemiz üzerinden paylaşılacaktır.
* Kurumsallık adına üniversitemize katkı sağlayacak daha birçok güzel projelerimiz mevcut. İlerleyen süreçte peyderpey sizlerle paylaşılacaktır.
Siz Değerli Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Sekreterlerimizden Daire Başkanlığımız adına 5 ana başlıkta bazı istirhamlarımız:
1) İlan Bilgi Sisteminde koordinatörlerimiz tarafından gerekli yükleme ve sonlandırmaların yapılması,
2) Başkanlığımızla yapılan tüm yazışmalarda konu başlıklarının ve içeriklerinin okunduğunda ne istenildiğinin net ve anlaşılır olması,
3) Rektörlük görevlendirme onayı olmadan hiçbir personele ayrılış-başlayış yapılmaması, fiili görev yeri değişiklilerinin bize iletilmesi, Rektörlükçe görevlendirmesi yapılmayan personelin farklı birimlerde çalıştırılmaması,
4) Akademik ve idari tüm atama, nakil ve görevlendirmelerde yazışmaların zamanında yapılması, miatlı (tarihli/süreli) yazılara zamanında cevap verilmesi, yazışmaların (pasaport, görevlendirme,…) son dakikaya bırakılmaması:
- Ayrılış-Başlayış gereken atama/görevlendirme yazılarında ilgili kişinin ayrılış-başlayışlarının hemen yapılması, yazılarının hemen yazılması, işlem gerçekleştirilemiyorsa sebebinin başkanlığımıza iletilmesi,
- Fakülte/Yüksekokullarımıza yapılan atama müracaatlarında, ataması yapılmayan kişilere ilgili birim tarafından resmi yazıyla bilgi verilmesi,
- Doğum yardımı, askerlik, evlenme vb. yazıların başkanlığımıza zamanında yazılması,
- Dekanlık, bölüm başkanlığı vb. tüm görevlerde görev sürelerinin günü gününe takip edilmesi,
- Öğretim elemanlarının yüksek lisans bitirme, doktora bitirme tarihlerinin takibi ve doçentlik belgesi vb. belgelerin zamanında başkanlığımıza iletilmesi,
- Araştırma görevlilerinden 50/d maddesince yüksek lisansını tamamlayanların, doktorasını zamanında tamamlayamayanların takibi ve ilişik kesme işlemlerinin ivedilikle başlatılması,
- Öğretim Görevlileri, Araştırma Görevlileri ve Doktor Öğretim Üyelerinin görev süresi uzatma tekliflerinin 1 (bir) ay öncesinden Başkanlığımızda olacak şekilde bildirilmesi,
- Üniversite Yönetim Kurulumuz her 15 günde bir perşembe günleri toplanmaktadır (mesela yarın toplantı mevcuttur.) Buna göre planlama yapılarak üniversite yönetim kuruluna girmesi gereken görevlendirmelerde en az 1 ay önce rektörlüğümüze yazılması,
- Ders görevlendirme taleplerinin fakültelere değil başkanlığımıza güz dönemi için Temmuz-Ağustos ile bahar dönemi için ise Aralık-Ocak ayına kadar yazılması,
- İstifa ve emeklilik işlemlerinin en az 2 hafta önceden başkanlığımıza bildirilmesi,
- Yüksek lisans ve doktora eğitimini tamamlayan öğretim görevlileri ve araştırma görevlilerinin mezuniyet belgelerinin, kayıtlara işlenmesi ve tahsil değerlendirmelerinin yapılması amacıyla ivedi olarak başkanlığımıza gönderilmesi,
- Birimlerce teslim alınan Kurum Kimlik Kartları için Teslim-Tesellüm tutanaklarının vaktinde gönderilmesi, ayrılan personelin kurum kimlik kartlarının da birimince teslim alınıp gönderilmesi,
5) Yazışmaların eklerinin ve formların eksiksiz olması:
- Başkanlığımızda kullanılan bütün formlar başkanlığımızın internet sitesinde mevcuttur. Sitede olmasını istediğiniz başka formlar var ise tarafımıza iletilmesi halinde sitemize eklenecektir. Bu sebeple eski formların kullanılmayıp, sitemizdeki formların kullanılması hususunda hassasiyet gösterilmesi,
- Sendika Üyelik ve Üyelikte Çekilme formlarındaki biriminizce verilen tarih ve evrak numarasının unutulmayıp mutlaka yazılması,
- Uzun süreli görevlendirmelerde, görevlendirilecek kişi araştırma görevlisi ise yazı ekinde doktora bitirme tarihi ve uzatma tarihlerinin eklenmesi/belgelendirilmesi,
- Araştırma Görevlilerinin görev süresi uzatım tekliflerinde Yönetim Kurulu kararına ek olarak öğrenci belgesinin ve adli sicil belgelerinin de eklenmesi.
Hepinize değerli katılımlarınız ve anlayışınız için teşekkür ediyor, saygılarımı sunuyorum.”
