2015-2016 GÜZ DÖNEMİ ERASMUS ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİNE HAK KAZANAN ÖĞRENCİLERİN YAPMASI GEREKEN İŞLEMLER

2014 - 2015 AKADEMİK YILI

ERASMUS+ PROGRAMINA KATILACAK

ÖĞRENCİLER İÇİN BİLGİ NOTU

KARŞI ÜNİVERSİTEYE GÖNDERİLECEK BAŞVURU BELGELERİ

1. Başvuru formu (Karşı üniversitenin web sayfasından bulunabilir)

2. Yurt başvuru formu (Karşı üniversitenin web sayfasından bulunabilir)

3. Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement; Bölüm Koordinatörü imzalı 3 kopya hazırlanmalı)

4. Resmi transkript (Öğrenci İşlerinden Temin ediniz.)

5. Karşı üniversitenin ek olarak istediği belgeler olabilir (fotoğraf, portfolyo, pasaport fotokopisi vs)

*Öncelikle Erasmus Bölüm Koordinatörünüzle temasa geçiniz. Yukarıdaki işlemleri gerçekleştirip en geç 12 Mayıs 2015 Salı gününe kadar gerekli formları ve Learning Agreement’ı doldurup Dış ilişkiler Birim Koordinatörlüğü Cinnah Yerleşkesi Ofisine teslim ediniz. Bölüm Koordinatörü Listesine buradan ulaşabilirsiniz.

KABUL MEKTUBU

Başvuru belgelerinin gönderilmesinden sonra kabul mektubu veya kabul yazısı önce e-posta yoluyla sonra posta yoluyla Üniversitemize iletilir.

KABUL MEKTUBU/YAZISI SONRASI SÜREÇ

1. Harçsız pasaport belgesi

2. Dönem izin dilekçesi (Her öğrenci kendi fakültesinden talep edecektir.)

3. Yurt izin dilekçesi (Eğer Ankara’da devlet yurdunda kalıyorsa.)

4. Öğrenci vizesi (ilgili büyükelçilikten bilgi alınmalıdır)

5. Halkbank Merkez Şubesi (Anafartalar Cad. ULUS/ANKARA) – Avro hesabı açılmalıdır.

6. Hibe sözleşmesi

7. Sağlık sigortası (Uluslararası geçerliliği olan ve Öğrenci kendisi yapacaktır).

8. Online Dil Desteği için Online Kullanıcı adı ve Şifrelerin DİB'den temin edilmesi ve Hareketlilik Öncesi Online Dil Sınavı'na girilmesi gerekmektedir.

Önemli Not. İlk ödeme olan % 80’lik hibenin hesaplarınıza aktarılması için aşağıdaki belgelerin DİB’ne teslim edilmesi gerekmektedir:

Öğrenim Anlaşması, kabul mektubunun bir kopyası, dönem izninin (İlgili Fakülte çıktığına dair yazı, aynı seviyede devam belgesi, hibe sözleşmesi, vizenin çıktığına dair e-posta.

DÖNÜŞ İŞLEMLERİ

1. Transkript / Not Dökümü: Dönüş işlemlerinin aksamaması için mümkünse transkript dönmeden önce alınmalı ya da daha sonra ofise ulaştırılması sağlanmalıdır.

2. Katılım Sertifikası (Certificate of Attendance): Karşı üniversiteye onaylatılmalıdır.

3. Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement): Başvuru sırasında karşı üniversiteye gönderdiğimiz orijinal belge üzerindeki ve varsa değişiklikler sayfasındaki tüm imzalar tamamlanmış olmalıdır.

4. Öğrenci Nihai Raporu (Anket)

5. Öğrenci Bilgi Formu

6. Partner Bilgi Formu

7. Pasaport fotokopisi

2015-2016 AKADEMİK YILI

ERASMUS PROGRAMINA KATILACAK ÖĞRENCİLER İÇİN AYRINTILI BİLGİ

A) YERLEŞTİRME SONRASINDA

1. Dış İlişkiler Birim Koordinatörlüğü her öğrencinin başvurusu ile ilgilenen bir danışman bulunmaktadır. Erasmus danışmanları ilgilendikleri üniversiteye gidecek öğrencilerle seçim sonuçları açıklandıktan belirli bir süre sonra temasa geçerler.

2. DİB, seçilen öğrencilerin bilgilerini karşı üniversitelere e-posta ile iletir, gerekli başvuru belgeleriyle ilgili güncel bilgileri edinir ve bunları öğrencilere iletir.

3. Bu sırada öğrencilerin yapması gereken, karşı üniversitede, eğitim göreceği dilde açılan dersleri ve bunların ECTS kredilerini araştırmaktır. İngilizce ders bulunamayan durumlarda, öğrencilerin gittikleri ülkenin dilinde dersleri takip edebilecek seviyede yeterliliğinin olması gerekmektedir. Erasmus Bölüm Koordinatörlerinin ders seçimi konusunda görüşlerinin alınması ve Learning Agreement’ı hazırlayıp onaylaması gerekmektedir.

B) BAŞVURU BELGELERİ

Başvuru belgeleri aşağıda belirtilmiştir:

1. • Başvuru formu

   • Yurt başvuru formu

   • Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement)

   • Resmi transkript

   • Karşı Üniversite bunlara ek olarak başka belgeler isteyebilir. Bu konuda üniversitenin internet sayfasından ve DİB Birim Koordinatörü tarafından  bilgi alınabilir.

C) DERS SEÇİMİ VE DERS SAYDIRMA

ÖNEMLİ NOT: YURTDIŞINA ÇIKMADAN ÖNCE TÜM İŞLEMLERİN (DÖNEM İZNİ ÇIKMASI, GİBİ) TAMAMLANIP TAMAMLANMADIĞINI TAKİP ETMEK ÖĞRENCİLERİN SORUMLULUĞUNDADIR. BU İŞLEMLER TAMAMLADAN YURTDIŞINA ÇIKAN ÖĞRENCİLERDEN AKADEMİK BİRİMLER TARAFINDAN GERİ ÇAĞRILANLAR OLMAKTADIR.

Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement)

Erasmus programının en önemli belgelerinden biridir. Burada, karşı üniversiteden alınacak dersler listelenir ve derslerin kodları ve ECTS kredileri belirtilir. Bu belge öğrenci, Erasmus Bölüm Koordinatörü ve YBU Erasmus Kurum Koordinatörü Doç. Dr. Özen ÖZENSOY GÜLER tarafından imzalanır. Erasmus programına başlamadan önce karşı üniversite tarafından da onaylanmış olması gerekmektedir. Daha sonra imzalanan belgeler DİB Birim Koordinatörü Damla BÜLBÜLOĞLU'na teslim edilir.

Erasmus programı ile yurtdışında eğitim görecek her öğrencinin, YBU’da alacağı tüm dersler bitmiş olsa bile, yaklaşık 30 ECTS (+/-5 ECTS) kredilik ders/tez çalışması/proje alması ve en az 20 ECTS kredilik dersten başarıyla geçmesi gerekmektedir.

Karşı üniversitenin ders listesine ve ECTS kredilerine ulaşılamazsa, öğrenci bu durumu  Erasmus Bölüm Koordinatörüne ileterek bilgi isteyebilir. Bunun yanı sıra, Erasmus öğrenimiyle ilgili olarak, üniversitenin internet sayfasında bulunmayan her türlü bilgiyi (oryantasyon programı, yurtlar, akademik takvim vs.) öğrenci DİB tarafından karşı üniversiteye aday gösterildikten sonra kendisi sorabilir.

Öğrenim Anlaşması 3 kopya hazırlanır. Öğrenci, belgeyi düzenleyip bölüm Erasmus koordinatörüne imzalattıktan sonra DİB’e Birim Koordinatörü'ne  teslim eder. DİB Birim Koordinatörü de belge için Erasmus Kurum Koordinatörü’nün onayını alır.

DİB, gerekli imzaları tamamlanmış öğrenim anlaşmasını diğer başvuru evrakları ile birlikte karşı üniversiteye gönderir.

Öğrenci karşı üniversitede öğrenimine başladıktan sonra öğrenim sözleşmesinde ilk belirlediği derslerde değişiklik yapabilir (dersin açılmaması, kontenjanın dolu olması, vb. nedenlerden dolayı). Öğrencinin ders değişikliği için mutlaka Erasmus Bölüm Koordinatörü ile iletişime geçmesi ve onun onayını alması gerekmektedir. Yeni dersler YBU Bölüm Erasmus Koordinatörüne danışarak belirlenmelidir. Yeni ders listesi kesinleştiğinde, öğrenci formun ilgili bölümüne değişiklikleri işler ve formu faks ve/ya e-posta aracılığıyla YBU Bölüm Erasmus Koordinatörüne onay için ve DİB’e bilgi amaçlı gönderir.

D) HARÇSIZ PASAPORT

Erasmus ile yurtdışında eğitim görecek öğrenciler, harçsız pasaport alabilmek için, DİB Birim Koordinatörü'nden alacakları “harçsız pasaport yazısını” veya aşağıdaki linkten indirebilecekleri formu doldurarak Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na teslim etmelidirler. Ardından, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından hazırlanan resmi yazı ile Emniyet Genel Müdürlüğü’ne harçsız pasaport başvurusunda bulunabilecektir.

Pasaport Harcı Muafiyet Formu

E) BAŞVURU BELGELERİN GÖNDERİMİ

Her üniversitenin son başvuru tarihi farklıdır. Ancak, karşı üniversiteden onay cevabının gecikmesinden kaçınmak için, son günü beklemeden belgeleri göndermek sizin yararınızadır. Bu nedenle başvuru belgeleri hazırlanıp öğrenci tarafından en geç 12 Mayıs 2015 Salı gününe kadar tüm belgeler DİB’e teslim edilmelidir.

F) KABUL MEKTUBU

Karşı üniversiteden kabul mektubu geldiği zaman DİB Brim Koordinatörü öğrenciye e-posta ile haber verir. Bazı üniversiteler kabul mektubunu öğrencinin posta adresine veya e-posta adresine de gönderebilmektedirler. Bu durumda, öğrencinin kabul mektubunun bir kopyasını DİB Birim Koordinatörü'ne  iletmesi gerekmektedir.

G) VİZE VE SAĞLIK SİGORTASI

Genellikle, kabul mektubunun orijinali geldikten sonra vize başvurusu yapılmaktadır. Vize başvurusu için ilgili konsoloslukla temas kurulması ve gerekli belgelerin öğrenilmesi gerekir. Vize için genellikle finansal yeterliliği gösteren bir belge istenmektedir. DİB Birim Koordinatörü öğrencinin Erasmus hibesi alacağına dair resmi hibe yazısını hazırlar. Resmi hibe yazısının vize randevusundan en az 1 hafta önce DİB danışmanından istenmesi gerekir. Ancak, çoğu durumda, Erasmus hibesi vize başvurusu için gereken finansal teminatı karşılamamakta ve öğrencinin bankadan alınacak finansal teminat mektubu gibi ek belgeler sunması gerekmektedir.

Vize işlemleri ve seyahat detayları öğrencinin sorumluluğundadır.

Tüm öğrencilerin uluslararası geçerliliği olan bir sağlık sigortası yaptırması gerekmektedir. Bunun için Türkiye’deki çeşitli firmalar değişik fiyatlar vermektedir. Sağlık sigortası vize başvurusu için gerekmiyorsa, yurt dışında da yaptırılabilir (yurtdışındaki bazı üniversitelerin anlaşmalı olduğu sigorta şirketleri vardır). Sosyal güvencesi SSK olan öğrencilerin Sosyal Güvenlik Kurumu’nun birçok Avrupa ülkesi ile yaptığı ikili anlaşmalardan yararlanma imkanı vardır. Bu konuda gerekli bilgi kurumun internet sayfasından alınabilir.

Bazı ülkelerin vize süreçleri ile ilgili bilgiler:

1. Çek Cumhuriyeti: Vize başvurusu, kabul mektubu (mutlaka Çekçe olmalıdır) geldikten sonra Türkiye’deki büyükelçilikler yoluyla yapılmaktadır. 3 aydan uzun vizeler için Çek Cumhuriyeti Büyükelçiliği yetkili olmayıp, evrakları Çek Cumhuriyeti’ndeki Yabancılar Polisi’ne göndermekte ve bu kurumdun onayını beklemektedir. Çek Cumhuriyeti’ya gidecek öğrencilerin DİB’den alacakları hibe yazısını da Çekçe’ye çevirtmeleri gerekmektedir. Ayrıca, bu öğrencilerin pasaportları Çek Cumhuriyeti’ndeki eğitim sürelerinin bitiş tarihinden sonraki 3 ay boyunca geçerli olmalıdır. Vize işlemlerini gidiş tarihinden en az 3-4 ay önce başlatmak gerekmektedir.

2. Estonya ve Slovenya: Estonya veya Slovenya vizesini alabilmek için vize işlemlerini gidiş tarihinden en az 4 ay önce başlatmak gerekmektedir. Bu nedenle başvuru işlemlerinin mümkün erken tamamlanıp kabul mektubunun bir an önce alınması gerekmektedir.

H) YBU’DA YAPILMASI GEREKEN İŞLEMLER

Dönem İzni

Kabul mektubu geldiği zaman ilgili akademik birime (lisans öğrencileri için bölüme, lisansüstü öğrenciler için enstitü) dönem izni dilekçesinin verilmesi gerekmektedir. Öğrenci izin dilekçesinin onaylanıp Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı’na ulaştığını takip etmekle yükümlüdür.

Öğrencilerin izinli sayıldıkları dönem(ler) “azami öğrenim süresi” içinde değerlendirilir; ancak “azami izin süresi”nden eksiltilmez.

Üniversite Öğrenim Harcı

Değişim öğrencileri yurt dışında okudukları süre boyunca YBU’ya harç ödemeye devam ederler; karşı üniversiteye harç ödemekten muaftırlar.

Yurt İzni

Kampüs yurtlarında kalan öğrencilerin, Erasmus dönüşünde yurt haklarının saklı tutulabilmesi için Yurtlar Müdürlüğü’ne dilekçeyle başvurmaları gerekmektedir.

J) HİBELERİN HESAPLANMASI VE YATIRILMASI

Öğrencinin, Erasmus hibesini almadan önce hibe sözleşmesinin hazırlanması gerekmektedir. Hibeler, Halkbankası Merkez Şubesi’nde açtırılan Avro hesaplarına aktarılmaktadır. Öğrenci, vizesi çıktıktan sonra, hibesini DİB tahakkuk danişmani (Yusuf KARATOSUN) ile birlikte hesaplayarak “hibe sözleşmesi”ni doldurmalı ve Avro hesabının IBAN numarasını bu sözleşmeye yazmalıdır. Tahakkuk işlemleri öncesi öğrencinin DİB Birim Koordinatörü ile görüşüp tahakkuk danışmanından mali işlemler için randevu alması gerekmektedir.

Kabul mektubu geldiği zaman üzerinde yazan tarihler doğrultusunda öğrenciye verilecek hibe miktarı hesaplanır. Öğrenciye ilk olarak hibesinin %80’i ödenir. Kalan %20’lik miktar öğrenim dönemini başarılı olarak tamamlayıp döndükten sonra ödenir.

Öğrenciye dönüşte yapılacak nihai ödemede karşı üniversiteden alınan katılım belgesi ve pasaporttaki giriş-çıkış tarihleri dikkate alınır. Nihai ödenecek hibe, bu iki belgedeki tarihlerin kesişimine göre belirlendiğinden, öğrencinin dönüşünde ödenmesi gereken %20’lik miktar, ilk aşamada hesaplanan %20’lik miktardan faklı olabilir.

Öğrencinin %20’lik hibeyi almaya hak kazanması için derslerin en az 20 ECTS kredilik kısmından başarılı olması gerekmektedir.

Artık günler için belirlenen hibe miktarları aşağıdaki gibidir:

K) PROGRAM DÖNÜŞÜ

Katılım Sertifikası (Certificate of Attendance) & Pasaport

Erasmus öğrenim süresinin (oryantasyon programı da dahil) bu formda belirtilerek, karşı üniversite tarafından onaylanması gerekmektedir. Nihai ödeme için katılım belgesinin yanı sıra pasaporttaki giriş-çıkış tarihleri de dikkate alınacaktır.

Transkript / Not Dökümü

Karşı üniversite her Erasmus öğrencisine aldığı dersleri, notları ve ECTS kredilerini gösteren resmi not dökümü/transkript verir veya YBU’ya gönderir. Öğrenci, transkriptin bir kopyasının DİB’e ulaştırılmasından sorumludur.

Alınan derslerin YBU’da saydırılabilmesi için öğrencinin bölümüne ders saydırma dilekçesi vermesi gerekmektedir. Dilekçeye transkriptin bir kopyası eklenir. Alınan notların YBU sistemine dönüştürülmesi Fakülte Yönetim Kurulu tarafından alınacak karar doğrultusunda bölüm tarafından yapılacaktır.

Erasmus Öğrenci Nihai Rapor Formu & Bilgi Formu

Öğrencilerin ayrıca DİB tarafından verilecek olan Öğrenci Nihai Raporu (Online doldurulacaktır), Öğrenci Bilgi Formu ve Partner Bilgi Formunu da teslim etmesi gerekir.

Dönüş işlemlerini tamamlayan ve en az 20 ECTS’lik dersten başarılı olan öğrencinin kalan %20 hibesini alabilmesi için DİB gerekli işlemi başlatır.

ÖNEMLİ NOT

Tüm işlemler süresince öğrencilerin Erasmus Bölüm Koordinatörleri ve DİB’deki Birim Koordinatörü ile sürekli iletişim halinde olmaları gerekmektedir. Öğrencilerin e-postalarını sıklıkla kontrol etmeleri rica olunur. Karşı üniversiteyle yapılan yazışmalardan DİB Birim Koordinatörü'nün de haberdar edilmesi önerilir.

Yurtdışına gider gitmez öğrencinin DİB Birim Koordinatörü e-posta göndermesi ve eğitim gördüğü süre boyunca bir sorun yaşarsa yine Bölüm Koordinatörü'ne bilgi vermesi önemlidir. Bunun dışında, öğrencinin yurtdışına giderken yanında yeterli sayıda vesikalık fotoğraf ve Erasmus desteği dışında ek para götürmesi önerilir.

İletişim:

Damla BÜLBÜLOĞLU

Dış İlişkiler Birim Koordinatörü

Dış İlişkiler Birim Koordinatörlüğü

Yıldırım Beyazıt Üniversitesi

Cinnah cad. No 16

Çankaya Ankara